Banner

site-logo-2g

home3 bb Nieuws

 



Blog
Het belang van notulisten voor de voortgang van het werk

Een coach trainer van onder meer voorzitters Albert van Veen, schreef in Ambtenaren Netwerk Nederland een artikel over “ja, zeggen en nee doen”. Dat artikel inspireerde mij tot het schrijven van het onderstaande. Naast de oorzaken hiervan die de schrijver van het artikel in de link noemt, zijn er ook oorzaken te noemen die te maken hebben met de soort organisatie en de mate waarin die organisatie goed functioneert; dat wil zeggen: functioneert zoals vanuit regels van efficiëntie en goede bedrijfsvoering verwacht mag worden.

Van elke vergadering een kort actiegericht verslag (uitgebreide actielijst) (laten) maken, helpt om de deelnemers aan de vergadering te ondersteunen in het nakomen van gemaakte afspraken.

In het kader van het Ambtenaren Netwerk Nederland ga ik uit van een organisatie die het partijpolitieke bestuur ondersteunt. Ik ga bovendien uit van de veronderstelling dat in die ambtelijke organisatie geen eigenstandige politiek bedreven wordt op ambtelijk niveau – de vergaderingen zijn enkel en alleen gericht op de ondersteuning van het partijpolitieke bestuur. De input in deze vergaderingen komt dus vanuit de bestuurlijke besluitvorming of moet rekening houden met bestuurlijk genomen besluiten. Op lokaal bestuurlijk niveau zijn dat bijvoorbeeld raadsbesluiten.

Vergaderen en de afspraken
De afspraken vormen het meest belangrijke deel van de vergadering. Veel vergaderingen op het (middel)managementniveau in grotere organisaties, leveren slechts een (uitgebreide) actielijst op. Die lijst gaat dan zo snel mogelijk na de vergadering naar alle deelnemers. Ik onderscheid deze soorten niveaus in de mogelijk te maken afspraken:

I.    Bedrijfspolitiek gevoelige afspraken (dit heeft niets te maken met partijpolitiek)

II.   Bedrijfspolitiek niet gevoelige afspraken (dit heeft niets te maken met partijpolitiek)

A.   Input als gevolg van bestuurlijke afspraken gericht op beleidsvorming.

B.   Input als gevolg van uitvoering van bestuurlijke afspraken.

Afspraken...

a.   Op eigen initiatief van de deelnemer tot stand gekomen

b.   Op initiatief van de voorzitter tot stand gekomen.

c.   Op initiatief van een deelnemer aan de vergadering tot stand gekomen en uit te voeren door een andere deelnemer dan de initiatiefnemer.

d.   Die voortkomen uit bij de deelnemers aan de vergadering bekend bestaand beleid.

e.   Die voortkomen uit het streven van het bestuur nieuw beleid te initiëren.

f.    Gericht op organisatorisch niveau (bijvoorbeeld een ingebracht extern rapport toezenden aan alle deelnemers of contact opnemen met een deskundige buiten de organisatie over een aan de orde gekomen onderwerp).

De voorzitter als spin in het web
De voorzitter kan een spanning gaan ervaren tussen hem/haar en deelnemers aan de vergadering. Elke afspraak leidt tot nieuwe werkbelasting van de deelnemers (inclusief die van de voorzitter). Des te meer voelbaar die spanning is, des te meer omstreden de gemaakte afspraken zijn.

Het zal aan de bedrijfscultuur liggen in hoeverre de voorzitter er in slaagt een open sfeer te creëren die uitnodigt tot het geven van aanvullende informatie.

De notulist die zichzelf als weggekeken ervaart door veel van de deelnemers aan de vergadering, beseft dat zijn/haar werk van groot belang is voor de voorzitter. De notulist dient ter ondersteuning van de voorzitter. Een notulist van buiten de organisatie weet in alle gevallen dat hij de spanning die hij in de vergadering ervaart zich niet gelegen hoeft te laten liggen; de externe notulist behoort niet tot de (informele) organisatie van zijn/haar opdrachtgever.

De complexiteit van belangen in de organisatie
De voorzitter van de vergadering zou zich de betekenis van het complexe in de organisatie voor de besluitvorming moeten realiseren. De notulist hoeft dat niet. Die let op andere zaken in de uitwisseling van informatie.

Zodra de communicatie in de vergadering voor het grootste deel bestaat uit “tegen elkaar aanpraten van de deelnemers en eindeloze herhalingen van standpunten” is het aan de voorzitter om daaruit gevolgtrekkingen te doen voor de besluitvorming. Doet die voorzitter dat niet, zal de spanning in de vergaderingen rondom de te maken afspraken alleen maar toenemen.

De betekenis van het complexe van de organisatie voor de besluitvorming hangt af van (1) de plek in de organisatie van de vergadering en (2) de opdracht aan de voorzitter. De notulist van buiten de organisatie kan zijn/haar werk nauwkeuriger doen naarmate hij/zij daarover beter is geïnformeerd. De notulist werkt dan al gauw op het niveau van een secretaris.

Conclusie
Mijn conclusie is dat “ja zeggen, nee doen” minder waarschijnlijk zal zijn in organisaties die externe notulisten inhuren. In beginsel is het aan de voorzitter om te bepalen welke afspraken hij/zij op de actielijst zet. Sommige van de gemaakte afspraken kan de voorzitter op een persoonlijke lijst zetten, achter de schermen.

De acties die niet uitgevoerd worden, blijven op de actielijst staan. In de loop van de tijd kan de voorzitter die actief in de weer is met de actielijst, informatie opdoen die zij/hij nog niet had ten tijde van de gemaakte afspraken. De voorzitter kan de actielijst dan alsnog bijstellen, ook al is de actie niet uitgevoerd. Het is dan aan de voorzitter om te beslissen over of die informatie gedeeld moet worden met alle deelnemers aan de vergadering of dat vooral bepaalde functionarissen die informatie nodig hebben om bedrijfspolitieke redenen. Vergaderingen met een dergelijke differentiatie in de resultaten, vinden vooral plaats aan de top van organisaties.

 
De notulist als ondersteuner van de democratie

Democratie vind ik belangrijk. Democratie legitimeert onder meer mijn werk. Een ander woord voor “democratie” is volksheerschappij. En aan dat begrip ervaar ik een scherp randje.

Ik vind namelijk elke vorm van heerschappij bedenkelijk. Heersen leidt voor mijn gevoel al gauw tot overheersen. Dat kan aan mij liggen, want het begrip is ook te associëren met beheersen. Zo kun je het vak “schrijven” beheersen en zo kun je een samenleving beheersen. Bij het beheersen van een samenleving zorgen bestuurders voor het reilen en zeilen van die samenleving. Dat is dan weer iets anders dan wat recentelijk op tafel van de Tweede Kamer is komen te liggen. Dat rapport toont aan dat individuen op de hoogste posities in organisaties zélf ook enige leiding nodig kunnen hebben. Wanneer we ons realiseren over hoeveel geld die CEO’s gaan, is het eenvoudig om te beseffen dat ook de spelers in het parlement zich in hun werk ergens aan vast moeten kunnen houden.

Parlementaire democratie

Lees meer...
 
De functies van een goed verslag

Vergaderen is mensenwerk. Datzelfde geldt voor het schrijven van verslagen van vergaderingen. De vraag is dan wel of “mensenwerk” de verslaglegger ontslaat van de professionaliteit die van hem gevraagd wordt. Mensenwerk staat in mijn overtuiging niet op spanning met professionaliteit. De vraag blijft welke betekenis “mensenwerk”dan heeft in dit verband.

De betekenis van mensenwerk in dit verband
Dagdromen is menselijk. Voor dagdromen is voor de verslaglegger van vergaderingen geen plaats. De verslaglegger moet zich beroepshalve meer dan gemiddeld concentreren op wat er in vergaderingen gebeurt. 
In vergaderingen gaat het altijd om het op een professionele manier uitwisselen van informatie. De voorzitter neemt daarin het initiatief. Hij of zij zorgt ervoor dat de deelnemers aan de vergadering tot hun recht komen. De voorzitter houdt in de gaten of de uitwisseling blijft plaatsvinden binnen het kader van de doelstellingen van de vergadering. De notulist houdt de uitwisseling van informatie in de gaten voor het verslag: wat is wel relevant om te schrijven en wat niet? Het zou goed zijn als hij zich de verschillende belangen aan tafel realiseert. Dat helpt bij het inleven. 
Als het goed is, zijn de doelstellingen bij alle deelnemers aan de vergadering bekend – én bij de notulist. De notulist is nooit een deelnemer aan de vergadering. Dat neemt niet weg dat hij zichtbaar is. En dat neemt ook niet weg dat hij zich een beeld vormt van hoe de vergadering verloopt. Informatie die niet is/wordt gecommuniceerd, kan de notulist niet benutten voor zijn functioneren. De notulist is ook maar een mens – doorgaans kunnen notulisten geen gedachten lezen. Hij functioneert wel bovengemiddeld als het gaat om het verwerken van informatie. Daarmee is de betekenis van “menselijk” in dit verband te duiden. Een notulist is een mens die enkele menselijke eigenschappen selectief inzet om zo optimaal mogelijk te functioneren. En voor dagdromen heeft hij dus echt geen tijd.

Wat is een goed verslag en welke functies heeft het?
In een goed verslag staat geen woord teveel. Maar daarmee is nog niet alles gezegd. Het gaat dan ook om het soort verslag.

Verslagen van bestuursvergaderingen
Die zijn lange verslagen, minuten. Ik geef de voorkeur aan de weergave in de derde persoon. Dat maakt dat ik nadrukkelijk afstand kan nemen van de sprekers en dat ik mij kan richten op het inhoudelijke aan de vergadering. De sprekers spreken altijd richting de voorzitter. Ze nemen daarmee zelf ook al afstand tot de spreker op wie ze reageren. En de weergave in de derde persoon is een extra hulp om je te richten op de inhoud en niet op de onderlinge betrekkingen. Wanneer dat onderscheid niet benadrukt wordt, kan de verslaglegger zich gemakkelijker verliezen in voor het verslag niet relevante informatie. De functies van het verslag kunnen legio zijn, maar in de eerste plaats gaat het om achteraf aan te tonen hoe het bestuur tot welke besluiten is gekomen. 

Verslagen van managementvergaderingen
Een onderscheid wordt gemaakt tussen besluitenlijsten en uitgebreide besluitenlijsten. In besluitenlijsten staan alleen de besluiten genoemd. In uitgebreide besluitenlijsten staan ook de overwegingen om tot het besluit te komen. De functie van het verslag is ondersteuning van de voortgang. 

Van bouwvergaderingen
Deze verslagen moeten voldoen aan eisen die overeenkomen aan die die gesteld kunnen worden aan het bestek. Het bestek is de omschrijving van de opdracht. Verslagen van bouwvergaderingen worden beschouwd als aanvulling op het bestek. Sinds kort (2012) zijn verslagen van bouwvergaderingen opgenomen in het UAV (Besluit vaststelling Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken). De functie van het verslag is in de eerste plaats ondersteuning van de voortgang. Snelle verslaglegging is hierbij een must. Ik leverde mijn verslagen vaak dezelfde of de volgende dag. 

Van vergaderingen in matrixverband
Vergaderingen in matrixverband komen steeds vaker voor. Bijvoorbeeld wanneer een onderneming is opgedeeld in zelfstandige units die elk garant staat voor een deel van het totale (productie)proces, of in het geval van projecten waarbij diverse externe partijen betrokken zijn. Ook dan is niet alle informatie die gewisseld wordt, bedoeld voor het verslag. De notulist verwerkt wel meer informatie dan bij managementvergaderingen. Van belang is dat de voorzitter op het verslag kan terugvallen als het gaat om zijn/haar opdracht om als voorzitter op te treden, in die zin dat aan te tonen is dat de informatie is gewisseld. De functie van het verslag is ondersteuning van de voortgang, steun bij de terugkoppeling door de deelnemers naar hun achterban, steun voor de voorzitter in convergente en divergente processen. 

Van expertmeetings
Ook hier gaat het om veel informatie. De aanwezigen zijn experts op hun vakgebied. De verslagleg­ging is er op gericht om voor alle deelnemers de uitgewisselde informatie vast te leggen. Het verslag dat daaruit voortkomt, is van betekenis voor het verder overdenken van de gewisselde materie met de achterban en onderling. 

Van presentaties als input voor bestuurlijke processen
Het gaat hierbij om deskundigen die informatie geven aan bestuurders of bewoners. Voor het verslag is de reactie van de deelnemers aan de vergadering op de presentatie van belang. De functie van het verslag is input voor verdere besluitvorming. Het verslag kan in verschillend samengestelde gremia verschillende functies hebben.

Conclusie
Een notulist verzamelt informatie om die dan vervolgens te verwerken tot een verslag. Voor het verzamelen van informatie kan hij technische hulpmiddelen gebruiken, zoals een geluidsopnameapparaat. Voor het luisteren type ik mee op mijn laptop. Dat helpt bij het concentreren. Zoals de filosofen vroeger liepen terwijl zij dachten, type ik mee tijdens het luisteren. 
Voor het verwerken van informatie heeft de verslaglegger als hij of zij goed is, bovengemiddelde eigenschappen ontwikkeld. Ooit leverde ik na een vier uur durende brainstorm op hoog niveau, een inhoudsopgave af van drie A4. Voor de verslaglegging van dergelijke vergaderingen moet de verslaglegger vooral zelf goed kunnen structureren. De aanwijzingen voor het structureren zitten in de gewisselde inhoud.
Een verslaglegger die zelf goed is in structureren, heeft al een enorme hulp aan zichzelf, om welk soort vergadering het ook gaat.

 

 

 
«StartVorige123456VolgendeEinde»

JPAGE_CURRENT_OF_TOTAL

site-menu-rechts

   


copyright Notutekst  |  webdesign  |  Artikel inzenden  |  Offerte opvragen