Banner

site-logo-2g

home3 bb Nieuws


Blog
Notuleren in grote organisaties (1000+), tips voor managers/opdrachtgevers (deel 2)

Momenteel is een beweging gaande in organisaties om onnodig vergaderen te voorkomen. Het Nieuwe Werken maakt deel uit van die beweging. Veel informatieuitwisseling is namelijk mogelijk zonder daarvoor een vergadering te beleggen. Bovendien is het van belang om onnodig lange notulen te voorkomen wanneer vergaderingen wél nodig zijn. De manager/opdrachtgever kan daarvoor zorgen in de briefing van de notulist.

Stel, u bent manager/opdrachtgever van een externe notulist. U kent uw opdracht met uw afdeling. In die opdracht speelt bedrijfspolitiek vaak een rol. Daarover kunt u niet praten. Dat aspect laat ik daarom in deze paper inhoudelijk buiten beschouwing.

U betrekt uw notulist van buiten uw organisatie. Dat is vaak handig en in sommige gevallen een must, bijvoorbeeld bij reorganisaties. In vergaderingen waarin óók de bedrijfspolitiek manifest is, is het verstandig na te gaan hoe de externe notulist te briefen zonder over zaken te spreken waarover u niet kunt spreken, maar waarmee u de notulist wel op het goede been zet. Om een voorbeeld te noemen: stel u wilt in het licht van de bedrijfspolitiek bepaalde zaken niet in de notulen hebben, dan kunt u dat in abstracto aangeven voorafgaande aan de vergadering. Bijvoorbeeld, u weet dat er steeds terugkerende discussies zijn. U kunt de notulist vragen die discussies niet te verwerken in de samenvatting. Wanneer uw organisatie transparant wil zijn, doet u er goed aan om dat aan het begin van de vergadering te zeggen aan de aanwezige deelnemers; dat u dat gevraagd heeft aan de notulist. Zo ontstaan er ook geen valse verwachtingen ten aanzien van het verslag. En zo weten de deelnemers aan de vergadering tegelijkertijd wat er van hen op dat vlak verwacht wordt.

Als het goed is, wilt u een samenvattend verslag gericht op de doelstellingen van de vergadering. Dan zijn de volgende aandachtspunten voor u van belang voor de briefing aan de notulist:

-        Kent de notulist het doel van uw organisatie? (Wanneer u deel uitmaakt van een grote politiek gestuurde organisatie, is het globale doel de ondersteuning van het politieke bestuur – dat is iets anders dan de ondersteuning van een politieke partij die deel uitmaakt van dat politieke bestuur).

-        Kent de notulist de rol van uw dienst/afdeling in uw organisatie? Welke taken heeft uw dienst/afdeling om inhoud te geven aan het globale doel van de organisatie? Hoe verhouden die taken zich tot de specifieke vergadering waarvoor u een notulist inhuurt?

-        Kan de notulist de medewerkers die om uw tafel zitten plaatsen ten opzichte van de rol van uw dienst? Welke functies hebben zij en wat betekent dat voor wat de notulist aan functionele inbreng kan verwachten in de specifieke vergadering die hij/zij notuleert? De notulist moet dan vooral de functies die aan tafel zitten, kennen en niet zozeer de personen – ten slotte zal hij de uitkristallisatie van de vergadering ook niet op naam van de deelnemers weergeven. Het gaat de notulist vooral om de koppeling van de inbreng van de deelnemers aan de doelstelling van de vergadering en aan de reactie van de voorzitter daarop. Het is van belang dat de notulist weet dat hij de vrijheid heeft in de vergadering om de voorzitter te vragen zich in concluderende zin uit te laten over alle voor het doel van de vergadering relevante onderwerpen die zijn gepasseerd. Van belang is dat de notulist weet wat hij met die informatie moet doen. De notulist moet weten dat de voorzitter zijn vragen in de vergadering niet zal opvatten als inbreng die feitelijk thuishoort bij de taken van de secretaris en niet als taken van de notulist.

-        Is de notulist in bezit van alle stukken en begrijpt hij de portee ervan voor de vergadering?

-        Kent de notulist de functie van het verslag in praktisch opzicht – hoe wordt het verslag gebruikt voor het vervolg?

Deze informatie is nodig voor de notulist voor de selectie van de over tafel gaande informatie voor het verslag. Elke notulist doet dat op eigen wijze. Van belang is dat de notulist alleen die informatie in het verslag opneemt die functioneel is, gezien deze aspecten.

Het komt voor dat hele goede notulisten deze informatie actief verzamelen door u daarover te bevragen. Wanneer u vindt dat het de notulist niets aangaat, vertelt u het hem of haar dan. Het is goed voor de notulist en voor uw organisatie dat u dan bovendien open in de lijn aangeeft dat u deze mening hebt en dat u heeft gevraagd aan de notulist naar eigen bevind van zaken te notuleren en op te schrijven wat hij of zij zelf van belang vindt. Dan kan het verslag ook op die keper beschouwd worden door managers boven u die gaan over de preferred lijsten voor de selectie van notulisten voor uw organisatie.

 
Samenwerking bij grote opdrachtgevers (1000+)

Notuleren in grote organisaties, tips voor managers/opdrachtgevers (deel 1)

Veel is te zeggen over notuleren. Velen hebben er ook het nodige al over gezegd. Ik heb besloten een serie artikelen te schrijven gericht op een goede samenwerking tussen managers/voorzitters en ingehuurde notulisten.

In dit artikel schrijf ik over mijn motivatie daartoe. Het idee voor een serie artikelen kreeg ik van Linda Spaanbroek's Infomarketeers

Ik neem mij voor periodiek een artikel te schrijven en te publiceren vanaf mijn website.

De motivatie voor managers kennis te nemen van mijn artikelen

Tenslotte heb ik nu bijna 20 jaar ervaring als externe notulist en doe ik sinds 2009 ervaring op in het schrijven van artikelen in het kader van vooral public relations, corporate communication en personal branding. In die twintig jaren schatte ik met succes in welke vergadering op welke plek in de organisatie welke uitwerking behoefde. Ik schreef in de afgelopen periode over de relatie tussen een zp-opdrachtnemer en (de instelling van) de overheid. In mijn werkervaring deed ik nogal eens de ervaring op dat een opdrachtgever niet had nagedacht over het product dat hij verwachtte.

Externe notulisten zijn onder meer handig wanneer bedrijven willen veranderen. Zij zijn niet bekend met de onderlinge verhouding op de werkvloer. Voor een externe notulist is alle informatie in een vergadering informatie zoals die in de vergadering ingebracht wordt. Veel van die informatie is voor de notulist nieuw. Reden temeer om goede aandacht te schenken aan de briefing aan notulisten.

Zo kan het zijn dat wanneer een deelnemer aan een vergadering zijn inbreng in het kader van de doelstelling van de vergadering perfect weet te verwoorden, de notulist dat ook perfect verwoordt. Wanneer de deelnemer aan de vergadering geen tegenweer krijgt op zijn inbreng, mag van de externe notulist verwacht worden dat hij/zij de informatie opneemt. Uiteraard kan een voorzitter dat achteraf altijd nog veranderen. De notulist heeft alleen te maken met de doelstelling van de vergadering, de inbreng van de deelnemers en de briefing van zijn opdrachtgever c.q. contactpersoon.

De kwaliteit van het verslag

Heel vaak kreeg ik aan het begin van mijn carrière te horen dat het verslag te lang was. Bij doorvragen over hoe het in dat specifieke geval korter kon, kreeg ik vaak onbruikbare informatie. Dat wilde dus zeggen dat de opdrachtgever het gewenste product in zijn hoofd had, maar toch niet wist te verwoorden hoe hij het precies wilde hebben. Daarover later meer.

Het komt ook voor dat de manager spaarzaam is met informatie omdat hij vreest teveel vertrouwelijke informatie prijs te geven. Dan vind ik het van belang op te merken dat de manager alleen al doordat hij een notulist een opdracht heeft gegeven, die persoon zijn vertrouwen geeft. Dan hoeft hij nog niet aan hem of haar het achterste van zijn tong te laten zien. Dat betekent wel dat de manager/opdrachtgever voor de verslagen en voor de inleving van de notulist relevante informatie kan selecteren.

Wanneer een notulist het vertrouwen van zijn opdrachtgever zou beschamen, is hij of zij niet professioneel. De professionele notulist is dus zonder meer in vertrouwen te nemen. De notulist kent zijn betekenis voor de voorzitter en zal de reactie van de voorzitter in de vergadering op inbreng moeten kunnen decoderen voor het verslag.

De bijzondere relatie tussen de opdrachtgever/voorzitter en de notulist

De serie artikelen die ik nu in mijn hoofd heb, is er op gericht om de manager in grote bedrijven tools in handen te geven voor zijn of haar selectie van en aanwijzingen aan de ingehuurde externe notulist. Daarbij kunt u er staat op maken dat de werkelijkheid altijd anders zal zijn dan wat de notulist geleerd heeft in zijn of haar opleiding. Het is dus goed dat de opdrachtgever van de notulist, c.q. zijn of haar contactper­soon, er op gericht is de werkelijk­heid te schetsen die hij of zij ervaart of in de hand wil werken.

In de komende tijd zal ik ingaan op:

-        De structuur van de organisatie, opdrachtgevers en contactpersonen

-        Algemene aanwijzingen; de samenhang tussen de kwaliteit van de manager/voorzitter en de kwaliteit van de notulen.

-        De overheid als opdrachtgever

-        Soorten vergaderingen en soorten notulen

-        Aspecten van een goede briefing aan de notulist per soort vergadering

 
White paper (3): Het schrijven van informatieve teksten

Inleiding

Ik ga ervan uit dat de lezers van deze white paper het onderstaande kunnen integreren in de kennis die zij hebben over professionele communicatie. Om die reden ga ik nu niet in op begrippen als ‘doelgroep’, ‘voorkennis’, ‘de basiskenmerken van communicatie’, of op algemene begrippen die te maken hebben met het schrijven van teksten, et cetera. Deze paper heeft als doelgroep communicatie professionals.

We staan doorgaans niet stil bij het woord ‘informatie’. We krijgen elke dag nieuwe informatie. Uit onze ervaringen, de krant, de tv, de radio, boeken, brochures, internet, en uit websites, zoals deze. Het is toch wel duidelijk wat dat woord betekent? Of misschien niet? Informatie is niet altijd geschreven. De stijl die past bij het geven van informatie, is het beste te illustreren aan de hand van het verschil tussen twee TV-programma’s: (a) Het NOS-journaal en (b) Het Hart van Nederland. Ik doel met dit artikel op het geven van informatie volgens de stijl ‘het Nos-journaal’.
Lees meer...
 
«StartVorige123456VolgendeEinde»

JPAGE_CURRENT_OF_TOTAL

site-menu-rechts

   


copyright Notutekst  |  webdesign  |  Artikel inzenden  |  Offerte opvragen