Banner

site-logo-2g

home3 bb Nieuws

 



De functies van een goed verslag

Vergaderen is mensenwerk. Datzelfde geldt voor het schrijven van verslagen van vergaderingen. De vraag is dan wel of “mensenwerk” de verslaglegger ontslaat van de professionaliteit die van hem gevraagd wordt. Mensenwerk staat in mijn overtuiging niet op spanning met professionaliteit. De vraag blijft welke betekenis “mensenwerk”dan heeft in dit verband.

De betekenis van mensenwerk in dit verband
Dagdromen is menselijk. Voor dagdromen is voor de verslaglegger van vergaderingen geen plaats. De verslaglegger moet zich beroepshalve meer dan gemiddeld concentreren op wat er in vergaderingen gebeurt. 
In vergaderingen gaat het altijd om het op een professionele manier uitwisselen van informatie. De voorzitter neemt daarin het initiatief. Hij of zij zorgt ervoor dat de deelnemers aan de vergadering tot hun recht komen. De voorzitter houdt in de gaten of de uitwisseling blijft plaatsvinden binnen het kader van de doelstellingen van de vergadering. De notulist houdt de uitwisseling van informatie in de gaten voor het verslag: wat is wel relevant om te schrijven en wat niet? Het zou goed zijn als hij zich de verschillende belangen aan tafel realiseert. Dat helpt bij het inleven. 
Als het goed is, zijn de doelstellingen bij alle deelnemers aan de vergadering bekend – én bij de notulist. De notulist is nooit een deelnemer aan de vergadering. Dat neemt niet weg dat hij zichtbaar is. En dat neemt ook niet weg dat hij zich een beeld vormt van hoe de vergadering verloopt. Informatie die niet is/wordt gecommuniceerd, kan de notulist niet benutten voor zijn functioneren. De notulist is ook maar een mens – doorgaans kunnen notulisten geen gedachten lezen. Hij functioneert wel bovengemiddeld als het gaat om het verwerken van informatie. Daarmee is de betekenis van “menselijk” in dit verband te duiden. Een notulist is een mens die enkele menselijke eigenschappen selectief inzet om zo optimaal mogelijk te functioneren. En voor dagdromen heeft hij dus echt geen tijd.

Wat is een goed verslag en welke functies heeft het?
In een goed verslag staat geen woord teveel. Maar daarmee is nog niet alles gezegd. Het gaat dan ook om het soort verslag.

Verslagen van bestuursvergaderingen
Die zijn lange verslagen, minuten. Ik geef de voorkeur aan de weergave in de derde persoon. Dat maakt dat ik nadrukkelijk afstand kan nemen van de sprekers en dat ik mij kan richten op het inhoudelijke aan de vergadering. De sprekers spreken altijd richting de voorzitter. Ze nemen daarmee zelf ook al afstand tot de spreker op wie ze reageren. En de weergave in de derde persoon is een extra hulp om je te richten op de inhoud en niet op de onderlinge betrekkingen. Wanneer dat onderscheid niet benadrukt wordt, kan de verslaglegger zich gemakkelijker verliezen in voor het verslag niet relevante informatie. De functies van het verslag kunnen legio zijn, maar in de eerste plaats gaat het om achteraf aan te tonen hoe het bestuur tot welke besluiten is gekomen. 

Verslagen van managementvergaderingen
Een onderscheid wordt gemaakt tussen besluitenlijsten en uitgebreide besluitenlijsten. In besluitenlijsten staan alleen de besluiten genoemd. In uitgebreide besluitenlijsten staan ook de overwegingen om tot het besluit te komen. De functie van het verslag is ondersteuning van de voortgang. 

Van bouwvergaderingen
Deze verslagen moeten voldoen aan eisen die overeenkomen aan die die gesteld kunnen worden aan het bestek. Het bestek is de omschrijving van de opdracht. Verslagen van bouwvergaderingen worden beschouwd als aanvulling op het bestek. Sinds kort (2012) zijn verslagen van bouwvergaderingen opgenomen in het UAV (Besluit vaststelling Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken). De functie van het verslag is in de eerste plaats ondersteuning van de voortgang. Snelle verslaglegging is hierbij een must. Ik leverde mijn verslagen vaak dezelfde of de volgende dag. 

Van vergaderingen in matrixverband
Vergaderingen in matrixverband komen steeds vaker voor. Bijvoorbeeld wanneer een onderneming is opgedeeld in zelfstandige units die elk garant staat voor een deel van het totale (productie)proces, of in het geval van projecten waarbij diverse externe partijen betrokken zijn. Ook dan is niet alle informatie die gewisseld wordt, bedoeld voor het verslag. De notulist verwerkt wel meer informatie dan bij managementvergaderingen. Van belang is dat de voorzitter op het verslag kan terugvallen als het gaat om zijn/haar opdracht om als voorzitter op te treden, in die zin dat aan te tonen is dat de informatie is gewisseld. De functie van het verslag is ondersteuning van de voortgang, steun bij de terugkoppeling door de deelnemers naar hun achterban, steun voor de voorzitter in convergente en divergente processen. 

Van expertmeetings
Ook hier gaat het om veel informatie. De aanwezigen zijn experts op hun vakgebied. De verslagleg­ging is er op gericht om voor alle deelnemers de uitgewisselde informatie vast te leggen. Het verslag dat daaruit voortkomt, is van betekenis voor het verder overdenken van de gewisselde materie met de achterban en onderling. 

Van presentaties als input voor bestuurlijke processen
Het gaat hierbij om deskundigen die informatie geven aan bestuurders of bewoners. Voor het verslag is de reactie van de deelnemers aan de vergadering op de presentatie van belang. De functie van het verslag is input voor verdere besluitvorming. Het verslag kan in verschillend samengestelde gremia verschillende functies hebben.

Conclusie
Een notulist verzamelt informatie om die dan vervolgens te verwerken tot een verslag. Voor het verzamelen van informatie kan hij technische hulpmiddelen gebruiken, zoals een geluidsopnameapparaat. Voor het luisteren type ik mee op mijn laptop. Dat helpt bij het concentreren. Zoals de filosofen vroeger liepen terwijl zij dachten, type ik mee tijdens het luisteren. 
Voor het verwerken van informatie heeft de verslaglegger als hij of zij goed is, bovengemiddelde eigenschappen ontwikkeld. Ooit leverde ik na een vier uur durende brainstorm op hoog niveau, een inhoudsopgave af van drie A4. Voor de verslaglegging van dergelijke vergaderingen moet de verslaglegger vooral zelf goed kunnen structureren. De aanwijzingen voor het structureren zitten in de gewisselde inhoud.
Een verslaglegger die zelf goed is in structureren, heeft al een enorme hulp aan zichzelf, om welk soort vergadering het ook gaat.

 

 

 

site-menu-rechts

   


copyright Notutekst  |  webdesign  |  Artikel inzenden  |  Offerte opvragen