Voorbeeld van een opdracht aan de notulist: ‘Op naam, samenvattend, uitgebreide versie’. De opdrachtgever bij de (lokale) overheid is voor een zzp-er nooit een bestuur of een commissie. Die opdracht­gever is een ambtenaar. In het geval van een raadscommissie van een lokaal bestuur is de griffier van de gemeenteraad de opdrachtgever.

In dit verband is het ook van belang te beseffen dat de notulist de secretaris niet is. De notulist heeft te maken met de secretaris/opdrachtgever en benut hooguit de reacties van de voorzitter in de vergadering op de inbreng om te weten welke informatie hij moet opnemen dan wel links moet laten liggen. Het maken van een samenvatting is aan de secretaris.

Bovendien is van belang te beseffen dat de voorzitter van raadscommissies raadsleden zijn. Organen in de gemeente die daarover gaan, benoemen de voorzitter – dat kan het presidium zijn, bijvoorbeeld.

Voorzitters bemoeien zich niet inhoudelijk met de discussies – in dit opzicht zitten ze dus namens de raad de vergadering voor. Ze leiden de vergadering technisch en sturen op bijvoorbeeld de spreektijd zoals die van te voren is bepaald. En ze sturen op relevantie van de inbreng voor het onderwerp.

Ik maak een onderscheid tussen verslagen van bestuursvergaderingen en die van politieke bestuurs­vergaderingen. Ik ga in dit artikel vooral in op de politieke vergaderingen in het lokale bestuur.

In commissies van gemeenteraden vinden politieke discussies plaats. Dat betekent dat voor het oog van de camera en voor de microfoon politieke partijen hun inbreng leveren op de agendapunten.  Die inbreng maakt duidelijk hoe de politieke partijen over de onderwerpen denken. Dat gebeurt in openbare vergaderingen. Dan spelen de volgende factoren voor de verslaglegging een rol, in volgorde van belangrijkheid:

(a) De eigenstandige profilering van de politieke partij op de onderwerpen.

(b) De opvattingen van de fracties over de onderwerpen.

(c) De gewisselde informatie in de discussies.

Als professioneel notulist stel ik de voorwaarde dat de griffie in aanwezigheid van de commissie en de notulist de afspraken maakt over de wijze waarop tot de samenvattingen is te komen. Dan kunnen raadsleden zich nooit te kort gedaan voelen. Wanneer blijkt dat het niet mogelijk is dergelijke afspraken op die manier te maken met de opdrachtgever, zorg ik als notulist ervoor dat alle informatie die fracties relevant blijken te vinden en waarover de voorzitter zich niet heeft uitgesproken, via het verslag voor het voetlicht komt. Dan is het hooguit mogelijk geen herhalingen op te nemen in het verslag, in die zin dan dat in het verslag één spreker niet meerdere keren hetzelfde zegt in andere bewoordingen. Wanneer verschillende fracties hetzelfde zeggen is het wel weer relevant om de informatie op te nemen omdat dan de meerderheid in de raad zichtbaar wordt op dat desbetreffende item. Ook is het mogelijk dezelfde inhoud korter te formuleren en bijzinnen weg te laten.

Professionele notulisten maken onderscheid tussen de uitgebreide en de korte versie van verslagen op naam van sprekers. Bij de korte versie brengen ze alleen de uitspraak, de stellingname van de fractie onder woorden. Ze laten de argumentatie weg.

Mijn ervaring is dat fracties sterk hechten aan de wijze van hun formulering. De wijze van formulering hangt vaak samen met andere opvattingen over aanpalende onderwerpen. De korte versie is daarom een minder populaire wijze van verslaglegging onder politici. Mijn ervaring is bovendien dat politici erg kunnen schrikken van de lengte van verslagen die ze zelf bij elkaar gesproken hebben. De techniek maakt dat het schrijven van lange verslagen geen bovenmen­selijke inspanning meer vergt.

De verslagen van politieke bestuursvergaderingen zijn relevant voor de voortgang voor de politieke besluitvorming in de raad en ze zijn relevant in het kader van Bestuursrecht.