Notuleren in grote organisaties, tips voor managers/opdrachtgevers (deel 1)

Veel is te zeggen over notuleren. Velen hebben er ook het nodige al over gezegd. Ik heb besloten een serie artikelen te schrijven gericht op een goede samenwerking tussen managers/voorzitters en ingehuurde notulisten.

In dit artikel schrijf ik over mijn motivatie daartoe. Het idee voor een serie artikelen kreeg ik van Linda Spaanbroek's Infomarketeers

Ik neem mij voor periodiek een artikel te schrijven en te publiceren vanaf mijn website.

De motivatie voor managers kennis te nemen van mijn artikelen

Tenslotte heb ik nu bijna 20 jaar ervaring als externe notulist en doe ik sinds 2009 ervaring op in het schrijven van artikelen in het kader van vooral public relations, corporate communication en personal branding. In die twintig jaren schatte ik met succes in welke vergadering op welke plek in de organisatie welke uitwerking behoefde. Ik schreef in de afgelopen periode over de relatie tussen een zp-opdrachtnemer en (de instelling van) de overheid. In mijn werkervaring deed ik nogal eens de ervaring op dat een opdrachtgever niet had nagedacht over het product dat hij verwachtte.

Externe notulisten zijn onder meer handig wanneer bedrijven willen veranderen. Zij zijn niet bekend met de onderlinge verhouding op de werkvloer. Voor een externe notulist is alle informatie in een vergadering informatie zoals die in de vergadering ingebracht wordt. Veel van die informatie is voor de notulist nieuw. Reden temeer om goede aandacht te schenken aan de briefing aan notulisten.

Zo kan het zijn dat wanneer een deelnemer aan een vergadering zijn inbreng in het kader van de doelstelling van de vergadering perfect weet te verwoorden, de notulist dat ook perfect verwoordt. Wanneer de deelnemer aan de vergadering geen tegenweer krijgt op zijn inbreng, mag van de externe notulist verwacht worden dat hij/zij de informatie opneemt. Uiteraard kan een voorzitter dat achteraf altijd nog veranderen. De notulist heeft alleen te maken met de doelstelling van de vergadering, de inbreng van de deelnemers en de briefing van zijn opdrachtgever c.q. contactpersoon.

De kwaliteit van het verslag

Heel vaak kreeg ik aan het begin van mijn carrière te horen dat het verslag te lang was. Bij doorvragen over hoe het in dat specifieke geval korter kon, kreeg ik vaak onbruikbare informatie. Dat wilde dus zeggen dat de opdrachtgever het gewenste product in zijn hoofd had, maar toch niet wist te verwoorden hoe hij het precies wilde hebben. Daarover later meer.

Het komt ook voor dat de manager spaarzaam is met informatie omdat hij vreest teveel vertrouwelijke informatie prijs te geven. Dan vind ik het van belang op te merken dat de manager alleen al doordat hij een notulist een opdracht heeft gegeven, die persoon zijn vertrouwen geeft. Dan hoeft hij nog niet aan hem of haar het achterste van zijn tong te laten zien. Dat betekent wel dat de manager/opdrachtgever voor de verslagen en voor de inleving van de notulist relevante informatie kan selecteren.

Wanneer een notulist het vertrouwen van zijn opdrachtgever zou beschamen, is hij of zij niet professioneel. De professionele notulist is dus zonder meer in vertrouwen te nemen. De notulist kent zijn betekenis voor de voorzitter en zal de reactie van de voorzitter in de vergadering op inbreng moeten kunnen decoderen voor het verslag.

De bijzondere relatie tussen de opdrachtgever/voorzitter en de notulist

De serie artikelen die ik nu in mijn hoofd heb, is er op gericht om de manager in grote bedrijven tools in handen te geven voor zijn of haar selectie van en aanwijzingen aan de ingehuurde externe notulist. Daarbij kunt u er staat op maken dat de werkelijkheid altijd anders zal zijn dan wat de notulist geleerd heeft in zijn of haar opleiding. Het is dus goed dat de opdrachtgever van de notulist, c.q. zijn of haar contactper­soon, er op gericht is de werkelijk­heid te schetsen die hij of zij ervaart of in de hand wil werken.

In de komende tijd zal ik ingaan op:

-        De structuur van de organisatie, opdrachtgevers en contactpersonen

-        Algemene aanwijzingen; de samenhang tussen de kwaliteit van de manager/voorzitter en de kwaliteit van de notulen.

-        De overheid als opdrachtgever

-        Soorten vergaderingen en soorten notulen

-        Aspecten van een goede briefing aan de notulist per soort vergadering