Momenteel is een beweging gaande in organisaties om onnodig vergaderen te voorkomen. Het Nieuwe Werken maakt deel uit van die beweging. Veel informatieuitwisseling is namelijk mogelijk zonder daarvoor een vergadering te beleggen. Bovendien is het van belang om onnodig lange notulen te voorkomen wanneer vergaderingen wél nodig zijn. De manager/opdrachtgever kan daarvoor zorgen in de briefing van de notulist.

Stel, u bent manager/opdrachtgever van een externe notulist. U kent uw opdracht met uw afdeling. In die opdracht speelt bedrijfspolitiek vaak een rol. Daarover kunt u niet praten. Dat aspect laat ik daarom in deze paper inhoudelijk buiten beschouwing.

U betrekt uw notulist van buiten uw organisatie. Dat is vaak handig en in sommige gevallen een must, bijvoorbeeld bij reorganisaties. In vergaderingen waarin óók de bedrijfspolitiek manifest is, is het verstandig na te gaan hoe de externe notulist te briefen zonder over zaken te spreken waarover u niet kunt spreken, maar waarmee u de notulist wel op het goede been zet. Om een voorbeeld te noemen: stel u wilt in het licht van de bedrijfspolitiek bepaalde zaken niet in de notulen hebben, dan kunt u dat in abstracto aangeven voorafgaande aan de vergadering. Bijvoorbeeld, u weet dat er steeds terugkerende discussies zijn. U kunt de notulist vragen die discussies niet te verwerken in de samenvatting. Wanneer uw organisatie transparant wil zijn, doet u er goed aan om dat aan het begin van de vergadering te zeggen aan de aanwezige deelnemers; dat u dat gevraagd heeft aan de notulist. Zo ontstaan er ook geen valse verwachtingen ten aanzien van het verslag. En zo weten de deelnemers aan de vergadering tegelijkertijd wat er van hen op dat vlak verwacht wordt.

Als het goed is, wilt u een samenvattend verslag gericht op de doelstellingen van de vergadering. Dan zijn de volgende aandachtspunten voor u van belang voor de briefing aan de notulist:

-        Kent de notulist het doel van uw organisatie? (Wanneer u deel uitmaakt van een grote politiek gestuurde organisatie, is het globale doel de ondersteuning van het politieke bestuur – dat is iets anders dan de ondersteuning van een politieke partij die deel uitmaakt van dat politieke bestuur).

-        Kent de notulist de rol van uw dienst/afdeling in uw organisatie? Welke taken heeft uw dienst/afdeling om inhoud te geven aan het globale doel van de organisatie? Hoe verhouden die taken zich tot de specifieke vergadering waarvoor u een notulist inhuurt?

-        Kan de notulist de medewerkers die om uw tafel zitten plaatsen ten opzichte van de rol van uw dienst? Welke functies hebben zij en wat betekent dat voor wat de notulist aan functionele inbreng kan verwachten in de specifieke vergadering die hij/zij notuleert? De notulist moet dan vooral de functies die aan tafel zitten, kennen en niet zozeer de personen – ten slotte zal hij de uitkristallisatie van de vergadering ook niet op naam van de deelnemers weergeven. Het gaat de notulist vooral om de koppeling van de inbreng van de deelnemers aan de doelstelling van de vergadering en aan de reactie van de voorzitter daarop. Het is van belang dat de notulist weet dat hij de vrijheid heeft in de vergadering om de voorzitter te vragen zich in concluderende zin uit te laten over alle voor het doel van de vergadering relevante onderwerpen die zijn gepasseerd. Van belang is dat de notulist weet wat hij met die informatie moet doen. De notulist moet weten dat de voorzitter zijn vragen in de vergadering niet zal opvatten als inbreng die feitelijk thuishoort bij de taken van de secretaris en niet als taken van de notulist.

-        Is de notulist in bezit van alle stukken en begrijpt hij de portee ervan voor de vergadering?

-        Kent de notulist de functie van het verslag in praktisch opzicht – hoe wordt het verslag gebruikt voor het vervolg?

Deze informatie is nodig voor de notulist voor de selectie van de over tafel gaande informatie voor het verslag. Elke notulist doet dat op eigen wijze. Van belang is dat de notulist alleen die informatie in het verslag opneemt die functioneel is, gezien deze aspecten.

Het komt voor dat hele goede notulisten deze informatie actief verzamelen door u daarover te bevragen. Wanneer u vindt dat het de notulist niets aangaat, vertelt u het hem of haar dan. Het is goed voor de notulist en voor uw organisatie dat u dan bovendien open in de lijn aangeeft dat u deze mening hebt en dat u heeft gevraagd aan de notulist naar eigen bevind van zaken te notuleren en op te schrijven wat hij of zij zelf van belang vindt. Dan kan het verslag ook op die keper beschouwd worden door managers boven u die gaan over de preferred lijsten voor de selectie van notulisten voor uw organisatie.