Ik beperk mij nu tot bestuursvergaderingen van organisaties voor het openbaar bestuur, bijvoorbeeld van vaste commissies van gemeenteraden. Die vergaderingen zijn op verschillende manieren te verslaan.

Het gaat mij om een professionele benadering van verslaglegging van bestuursvergaderingen en om het vastleggen van de belangrijkste kenmerken ervan.

We leven in een tijd waarin verslaglegging niet meer zo belangrijk lijkt te zijn. Het wordt ervaren als "terugkijken". We moeten in deze snelle wereld vooral vooruitkijken. Vooruitkijken kan ik mijn markt niet bieden. Een verslaglegger volgt zijn opdrachtgevers vooral. Het lezen van verslagen is dus vooral terugkijken op wat gedaan is. Bestuurlijk gezien, lijkt dat minder interessant te zijn.

De functies van bestuursverslagen

Toch hoor ik nog burgemeesters die dankbaar gebruik maken van verslagen om zich in te werken. Ook hoor ik nog regelmatig raadsleden citeren uit verslagen om bijvoorbeeld een ontwikkeling in het denken aan het licht te brengen. Mochten er onenigheden zijn over wat zich in het verleden heeft afgespeeld, biedt een uitgebreid verslag uitkomst.
Aan de vergaderingen nemen vertegenwoordigers van politieke partijen deel. Zij brengen de standpunten voor het voetlicht van hun fracties. Ik vind het persoonlijk van groot belang vooral een zo objectief mogelijk verslag te maken. “Des te integraler het verslag is, des te objectiever”, is mijn uitgangspunt. Maar dat is niet het enige. Des te integraler het verslag is, des te genuanceerder de weergave is. Dat betekent dat des te uitgebreider het verslag is, des te meer mogelijkheden er zijn om tot politieke compromissen te komen.
De leden van de vaste commissies van gemeenteraden zijn deskundig op het gebied waarover de commissie vergadert. Zo kan dat gebied Infrastructuur en Vastgoed zijn, of Onderwijs en Sociale Zaken. Omdat de deskundigen ook hun politieke partij vertegenwoordigen, is de inbreng zowel politiek ingegeven als vanuit de deskundigheid op het beleidsterrein waarover de commissie gaat.

In de vergaderingen bereiden de commissies de gemeenteraadsvergaderingen voor. Fracties van politieke partijen zijn dan in debat met het college van B&W, c.q. met de desbetreffende wethouder of met de burgemeester. Als het gaat om raadsbesluiten, komen die terug op de agenda van de gemeenteraad. Wanneer alle commissieleden het eens zijn over het voorstel van het college van B&W een bepaald raadsbesluit te nemen, en uit de vergadering blijkt dat er geen amendementen of moties te verwachten zijn of voort te zetten discussies die in de commissie gestart zijn, gaat het besluit door naar de raad zonder dat daarover in de raad nog verder gedebatteerd hoeft te worden. Zeker in dat geval is het van belang dat de standpunten van de verschillende fracties goed vastgelegd zijn. Het dan te nemen raadsbesluit zonder debat, krijgt dan zijn onderbouwing aan de hand van de verslaglegging van de raadscommissievergaderingen.

De toezeggingen

In het debat met de burgemeester of met de wethouder doet de burgemeester of de wethouder toezeggingen. Die toezeggingen worden afzonderlijk vastgelegd. De verslaglegger maakt met de ambtelijke ondersteuning van de raad afspraken over die vastlegging: aan welke voorwaarden moet voldaan zijn, wanneer een toezegging een toezegging is. Niet elke gemaakte afspraak met het college is op te vatten als een toezegging. Dat hangt af van de afspraken die de ambtelijke ondersteuning heeft gemaakt met de verslaglegger over hoe toezeggingen vast te leggen. Een lijst van toezeggingen is nooit op te vatten als een korte objectieve samenvatting van de vergadering.

Het is wél mogelijk naast de raadsbesluiten alle afspraken mee te nemen die de commissie met het college van B&W gemaakt heeft. Dat heet dan een actiegericht verslag.

De verslaglegging van bestuursvergaderingen

Zo ook maakt de externe notulist afspraken met de ambtelijke ondersteuning van de gemeenteraad over de wijze van verslaglegging van de vergaderingen.

Zo zijn volgende type verslagen te onderscheiden:

• Directe rede. Dat is het meest uitgebreide verslag. Zo wordt doorgaans verslag gelegd van de gemeenteraadsvergaderingen. Ze heten minuten.
• In de derde persoon op naam, samenvattend, uitgebreid. De inbreng van de deelnemers aan de vergadering wordt zo kort mogelijk weergegeven op naam van de sprekers. In dergelijke verslagen wordt alle niet ter zake doende inbreng weggelaten. Ook deze verslagen heten nog minuten.
• In de derde persoon op naam, samenvattend. Dat betekent dat de uitspraak, het statement over  een bepaald item van bijvoorbeeld een raadsbesluit op schrift komt. De uitgebreide toelichting er op wordt dan weggelaten. Bovendien worden alle zijwegen weggelaten. Vastgelegd worden alleen de uitspraken over het besluit en zaken die direct op het besluit betrekking hebben. Hierin zitten vele elementen waarbij de verslaglegger zijn eigen inschatting zal moeten maken. Dat kan hij alleen wanneer hij meeloopt in het proces met het orgaan waarvan hij verslag legt.   
• Niet op de persoon van de spreker, maar een beschrijving van de zaak, van de discussie. Hier is het lastig en zelfs bijna ondoenlijk om als verslaglegger objectief te blijven. Het is mogelijk om een combinatieverslag te maken. Voor bijvoorbeeld niet-raadsbesluiten (bijvoorbeeld de bespreking van commissiebrieven) zouden de vergaderingen op deze manier te verslaan zijn. Voor de raadsbesluiten blijft dan gelden “verslaglegging op naam in de derde persoon, samenvattend, uitgebreid”. Daarmee zouden verslagen korter kunnen.
• Niet op de persoon van de spreker, niet gericht op de discussies, maar gericht op de samenvatting van de voorzitter van het debat, inclusief de toezeggingen en de gemaakte afspraken. Het enige dat dan wordt vastgelegd, is de formulering van de samenvatting door de voorzitter en van de mate waarin de commissie die waarneming accepteert. Dit stelt hoge eisen aan de voorzitter, maar de objectiviteit komt weer terug omdat de voorzitter zijn samenvatting aan de commissie geeft. De commissie kan de samenvatting bijstellen. Die eventuele bijstelling wordt verwerkt in het verslag.

De ondersteuning van politiek-bestuurlijke organen, is altijd gericht op de voortgang, na de vergadering. Goede verslaglegging ondersteunt zowel de ondersteuning van het politiek-bestuurlijke orgaan als de deelnemers aan de vergaderingen. Bovendien zorgt goede en snelle verslaglegging voor continuïteit in bestuur en management.