De term bestaat dankzij de klinische psychologie. Het begrip is toepasbaar op vele gebieden. Onder meer in de verslaglegging. Het verschil in de toepassing van dit begrip is wel enorm groot. In de klinische psychologie is het begrip bedoeld voor je relatie met de persoon met wie je een professioneel gesprek voert. Dan gaat het begrip vooral over de psychomotoriek van de luisteraar. De luisteraar/klinisch psycholoog gebruikt het actief luisteren als terugkoppeling naar de spreker, bijvoorbeeld door vanuit de inleving in wat de spreker vertelt, de spreker te laten weten dat hij hem begrijpt zoals hij begrepen wil worden. Dit onder meer om hem te stimuleren verder te vertellen.

In de verslaglegging is de term meer gericht op een beter begrip van de materie om tot een goed verslag te komen van de uitgewisselde informatie. Dan gaat het begrip meer over het cognitieve aspect aan communicatie. De luisteraar/verslaglegger is in mijn toepassing van het begrip geen deelnemer aan de vergadering. Hij blijft voor het overgrote deel van de vergadering vooral op de achtergrond. Het begrip “actief luisteren” heeft vooral betrekking op het verstandelijk handelen van de notulist/verslaglegger.  Dat handelen, speelt zich vooral in zijn hoofd af. De deelnemers aan de vergadering zien niet aan de notulist dat hij actief luistert.  Sterker nog, als het goed is, zien ze hem vooral óver het hoofd.

Meer een houding dan een systeem
Een notulist verzamelt in vergaderingen vooral informatie. Maar, vergaderen is mensenwerk van meerdere mensen samen. Dat betekent dat er weleens iets mis kan gaan. Wanneer een notulist passief luistert, luistert hij als een opnameapparaat. Dan verzamelt hij ook de missers in de vergadering. In dat geval heeft na de vergadering uiteindelijk bruikbare en onbruikbare informatie. Dat is lastig bij het uitwerken van de informatie tot een verslag.

Een mens is geen apparaat. Een mens is véél meer dan een apparaat. Een notulist die actief luistert, luistert vanuit een besef en vanuit een houding. Het besef is dat de vergadering plaatsvindt in een groter verband. Dat grotere verband kan onder meer de grote organisatie zijn. Binnen die organisatie heeft de vergadering een functie. Daarvan maakt de notulist zich een beeld voordat hij naar de vergadering gaat. In zijn houding staat de vraag centraal: “Begrijp ik wat hier aan informatie gewisseld wordt?“
De houding van een goede notulist is om de informatie te begrijpen in diverse contexten: de context van de organisatie, die van de afdeling, die van de deelnemers aan de vergadering (welke opdracht heeft die en hoe is die opdracht te relateren aan diens input?), de context van de doelstellingen van de voorzitter met de vergadering. Op die manier kijkend en luisterend, kan de notulist als verslaglegger zijn informatie verwerken tot in het voor het doel van de vergadering juiste verslag. Een goed verslag heeft altijd betekenis voor de verdere voortgang.

Uiteraard kunnen de vragen in het hoofd van de notulist tijdens een vergadering concreter worden. Zo komt het voor dat functionarissen meerdere petten op hebben in een vergadering. Soms kan het niet duidelijk zijn onder welke pet bepaalde informatie gegeven wordt. Voor een goede verwerking van de informatie in een verslag moet de notulist dat wel weten. Het is in dat geval wél belangrijk om een vraag te stellen in de vergadering. Daarbij beseft een goede notulist zijn positie. Hij is geen deelnemer aan de vergadering en hij moet de besluitvormingsprocedure niet hinderen. Dat betekent dat hij het juiste moment afwacht om zijn vraag te stellen wanneer hij toestemming heeft van de voorzitter om zo nodig vragen te stellen in de vergadering.
Anders is er altijd gelegenheid na afloop van de vergadering om over concrete zaken van gedachten te wisselen met de voorzitter. Maar het kan voorkomen dat zich zaken afspelen die de voorzitter in de vergadering niet opmerkt omdat de voorzitter het verloop bewaakt op wat relevant is voor diens sturing. Dan kan de vraag na afloop niet meer beantwoord worden en is het wél relevant de vraag in de vergadering te stellen.

Conclusie
De notulist die actief luistert, luistert om te begrijpen. Dan gaat het niet alleen om het begrijpen van de materie op zich. Dan gaat het ook om het begrijpen van de gewisselde informatie voor het verslag. Zo kan een notulist zich bijvoorbeeld afvragen bij zijn voorbereiding aan welke kant hij notuleert in een organisatie van een lokaal bestuur – een gemeentelijke organisatie. Het maakt een verschil of hij notuleert aan de kant van de gemeenteraad of aan de kant van het college van B&W. En wanneer hij notuleert voor opdrachtgevers onder B&W maakt het een verschil of hij zijn verslag schrijft voor uitvoerders van genomen besluiten, of voor voorbereiders van te nemen besluiten. Een notulist/actief luisteraar, bereidt zich ook actief voor en neemt in de vergaderingen de gewisselde informatie niet voor lief. Hij “neemt de informatie” voor zijn verslag, dus voor de voortgang van bestuurlijke- dan wel managementprocessen.