De term bestaat dankzij de klinische psychologie. Het begrip is toepasbaar op vele gebieden. Onder meer in de verslaglegging. Het verschil in de toepassing van dit begrip is wel enorm groot. In de klinische psychologie is het begrip bedoeld voor je relatie met de persoon met wie je een professioneel gesprek voert. Dan gaat het begrip vooral over de psychomotoriek van de luisteraar. De luisteraar/klinisch psycholoog gebruikt het actief luisteren als terugkoppeling naar de spreker, bijvoorbeeld door vanuit de inleving in wat de spreker vertelt, de spreker te laten weten dat hij hem begrijpt zoals hij begrepen wil worden. Dit onder meer om hem te stimuleren verder te vertellen.

In de verslaglegging is de term meer gericht op een beter begrip van de materie om tot een goed verslag te komen van de uitgewisselde informatie. Dan gaat het begrip meer over het cognitieve aspect aan communicatie. De luisteraar/verslaglegger is in mijn toepassing van het begrip geen deelnemer aan de vergadering. Hij blijft voor het overgrote deel van de vergadering vooral op de achtergrond. Het begrip “actief luisteren” heeft vooral betrekking op het verstandelijk handelen van de notulist/verslaglegger.  Dat handelen, speelt zich vooral in zijn hoofd af. De deelnemers aan de vergadering zien niet aan de notulist dat hij actief luistert.  Sterker nog, als het goed is, zien ze hem vooral óver het hoofd.

Meer een houding dan een systeem
Een notulist verzamelt in vergaderingen vooral informatie. Maar, vergaderen is mensenwerk van meerdere mensen samen. Dat betekent dat er weleens iets mis kan gaan. Wanneer een notulist passief luistert, luistert hij als een opnameapparaat. Dan verzamelt hij ook de missers in de vergadering. In dat geval heeft na de vergadering uiteindelijk bruikbare en onbruikbare informatie. Dat is lastig bij het uitwerken van de informatie tot een verslag.

Een mens is geen apparaat. Een mens is véél meer dan een apparaat. Een notulist die actief luistert, luistert vanuit een besef en vanuit een houding. Het besef is dat de vergadering plaatsvindt in een groter verband. Dat grotere verband kan onder meer de grote organisatie zijn. Binnen die organisatie heeft de vergadering een functie. Daarvan maakt de notulist zich een beeld voordat hij naar de vergadering gaat. In zijn houding staat de vraag centraal: “Begrijp ik wat hier aan informatie gewisseld wordt?“
De houding van een goede notulist is om de informatie te begrijpen in diverse contexten: de context van de organisatie, die van de afdeling, die van de deelnemers aan de vergadering (welke opdracht heeft die en hoe is die opdracht te relateren aan diens input?), de context van de doelstellingen van de voorzitter met de vergadering. Op die manier kijkend en luisterend, kan de notulist als verslaglegger zijn informatie verwerken tot in het voor het doel van de vergadering juiste verslag. Een goed verslag heeft altijd betekenis voor de verdere voortgang.

Uiteraard kunnen de vragen in het hoofd van de notulist tijdens een vergadering concreter worden. Zo komt het voor dat functionarissen meerdere petten op hebben in een vergadering. Soms kan het niet duidelijk zijn onder welke pet bepaalde informatie gegeven wordt. Voor een goede verwerking van de informatie in een verslag moet de notulist dat wel weten. Het is in dat geval wél belangrijk om een vraag te stellen in de vergadering. Daarbij beseft een goede notulist zijn positie. Hij is geen deelnemer aan de vergadering en hij moet de besluitvormingsprocedure niet hinderen. Dat betekent dat hij het juiste moment afwacht om zijn vraag te stellen wanneer hij toestemming heeft van de voorzitter om zo nodig vragen te stellen in de vergadering.
Anders is er altijd gelegenheid na afloop van de vergadering om over concrete zaken van gedachten te wisselen met de voorzitter. Maar het kan voorkomen dat zich zaken afspelen die de voorzitter in de vergadering niet opmerkt omdat de voorzitter het verloop bewaakt op wat relevant is voor diens sturing. Dan kan de vraag na afloop niet meer beantwoord worden en is het wél relevant de vraag in de vergadering te stellen.

Conclusie
De notulist die actief luistert, luistert om te begrijpen. Dan gaat het niet alleen om het begrijpen van de materie op zich. Dan gaat het ook om het begrijpen van de gewisselde informatie voor het verslag. Zo kan een notulist zich bijvoorbeeld afvragen bij zijn voorbereiding aan welke kant hij notuleert in een organisatie van een lokaal bestuur – een gemeentelijke organisatie. Het maakt een verschil of hij notuleert aan de kant van de gemeenteraad of aan de kant van het college van B&W. En wanneer hij notuleert voor opdrachtgevers onder B&W maakt het een verschil of hij zijn verslag schrijft voor uitvoerders van genomen besluiten, of voor voorbereiders van te nemen besluiten. Een notulist/actief luisteraar, bereidt zich ook actief voor en neemt in de vergaderingen de gewisselde informatie niet voor lief. Hij “neemt de informatie” voor zijn verslag, dus voor de voortgang van bestuurlijke- dan wel managementprocessen.

Ik beperk mij nu tot bestuursvergaderingen van organisaties voor het openbaar bestuur, bijvoorbeeld van vaste commissies van gemeenteraden. Die vergaderingen zijn op verschillende manieren te verslaan.

Het gaat mij om een professionele benadering van verslaglegging van bestuursvergaderingen en om het vastleggen van de belangrijkste kenmerken ervan.

We leven in een tijd waarin verslaglegging niet meer zo belangrijk lijkt te zijn. Het wordt ervaren als "terugkijken". We moeten in deze snelle wereld vooral vooruitkijken. Vooruitkijken kan ik mijn markt niet bieden. Een verslaglegger volgt zijn opdrachtgevers vooral. Het lezen van verslagen is dus vooral terugkijken op wat gedaan is. Bestuurlijk gezien, lijkt dat minder interessant te zijn.

De functies van bestuursverslagen

Toch hoor ik nog burgemeesters die dankbaar gebruik maken van verslagen om zich in te werken. Ook hoor ik nog regelmatig raadsleden citeren uit verslagen om bijvoorbeeld een ontwikkeling in het denken aan het licht te brengen. Mochten er onenigheden zijn over wat zich in het verleden heeft afgespeeld, biedt een uitgebreid verslag uitkomst.
Aan de vergaderingen nemen vertegenwoordigers van politieke partijen deel. Zij brengen de standpunten voor het voetlicht van hun fracties. Ik vind het persoonlijk van groot belang vooral een zo objectief mogelijk verslag te maken. “Des te integraler het verslag is, des te objectiever”, is mijn uitgangspunt. Maar dat is niet het enige. Des te integraler het verslag is, des te genuanceerder de weergave is. Dat betekent dat des te uitgebreider het verslag is, des te meer mogelijkheden er zijn om tot politieke compromissen te komen.
De leden van de vaste commissies van gemeenteraden zijn deskundig op het gebied waarover de commissie vergadert. Zo kan dat gebied Infrastructuur en Vastgoed zijn, of Onderwijs en Sociale Zaken. Omdat de deskundigen ook hun politieke partij vertegenwoordigen, is de inbreng zowel politiek ingegeven als vanuit de deskundigheid op het beleidsterrein waarover de commissie gaat.

In de vergaderingen bereiden de commissies de gemeenteraadsvergaderingen voor. Fracties van politieke partijen zijn dan in debat met het college van B&W, c.q. met de desbetreffende wethouder of met de burgemeester. Als het gaat om raadsbesluiten, komen die terug op de agenda van de gemeenteraad. Wanneer alle commissieleden het eens zijn over het voorstel van het college van B&W een bepaald raadsbesluit te nemen, en uit de vergadering blijkt dat er geen amendementen of moties te verwachten zijn of voort te zetten discussies die in de commissie gestart zijn, gaat het besluit door naar de raad zonder dat daarover in de raad nog verder gedebatteerd hoeft te worden. Zeker in dat geval is het van belang dat de standpunten van de verschillende fracties goed vastgelegd zijn. Het dan te nemen raadsbesluit zonder debat, krijgt dan zijn onderbouwing aan de hand van de verslaglegging van de raadscommissievergaderingen.

De toezeggingen

In het debat met de burgemeester of met de wethouder doet de burgemeester of de wethouder toezeggingen. Die toezeggingen worden afzonderlijk vastgelegd. De verslaglegger maakt met de ambtelijke ondersteuning van de raad afspraken over die vastlegging: aan welke voorwaarden moet voldaan zijn, wanneer een toezegging een toezegging is. Niet elke gemaakte afspraak met het college is op te vatten als een toezegging. Dat hangt af van de afspraken die de ambtelijke ondersteuning heeft gemaakt met de verslaglegger over hoe toezeggingen vast te leggen. Een lijst van toezeggingen is nooit op te vatten als een korte objectieve samenvatting van de vergadering.

Het is wél mogelijk naast de raadsbesluiten alle afspraken mee te nemen die de commissie met het college van B&W gemaakt heeft. Dat heet dan een actiegericht verslag.

De verslaglegging van bestuursvergaderingen

Zo ook maakt de externe notulist afspraken met de ambtelijke ondersteuning van de gemeenteraad over de wijze van verslaglegging van de vergaderingen.

Zo zijn volgende type verslagen te onderscheiden:

• Directe rede. Dat is het meest uitgebreide verslag. Zo wordt doorgaans verslag gelegd van de gemeenteraadsvergaderingen. Ze heten minuten.
• In de derde persoon op naam, samenvattend, uitgebreid. De inbreng van de deelnemers aan de vergadering wordt zo kort mogelijk weergegeven op naam van de sprekers. In dergelijke verslagen wordt alle niet ter zake doende inbreng weggelaten. Ook deze verslagen heten nog minuten.
• In de derde persoon op naam, samenvattend. Dat betekent dat de uitspraak, het statement over  een bepaald item van bijvoorbeeld een raadsbesluit op schrift komt. De uitgebreide toelichting er op wordt dan weggelaten. Bovendien worden alle zijwegen weggelaten. Vastgelegd worden alleen de uitspraken over het besluit en zaken die direct op het besluit betrekking hebben. Hierin zitten vele elementen waarbij de verslaglegger zijn eigen inschatting zal moeten maken. Dat kan hij alleen wanneer hij meeloopt in het proces met het orgaan waarvan hij verslag legt.   
• Niet op de persoon van de spreker, maar een beschrijving van de zaak, van de discussie. Hier is het lastig en zelfs bijna ondoenlijk om als verslaglegger objectief te blijven. Het is mogelijk om een combinatieverslag te maken. Voor bijvoorbeeld niet-raadsbesluiten (bijvoorbeeld de bespreking van commissiebrieven) zouden de vergaderingen op deze manier te verslaan zijn. Voor de raadsbesluiten blijft dan gelden “verslaglegging op naam in de derde persoon, samenvattend, uitgebreid”. Daarmee zouden verslagen korter kunnen.
• Niet op de persoon van de spreker, niet gericht op de discussies, maar gericht op de samenvatting van de voorzitter van het debat, inclusief de toezeggingen en de gemaakte afspraken. Het enige dat dan wordt vastgelegd, is de formulering van de samenvatting door de voorzitter en van de mate waarin de commissie die waarneming accepteert. Dit stelt hoge eisen aan de voorzitter, maar de objectiviteit komt weer terug omdat de voorzitter zijn samenvatting aan de commissie geeft. De commissie kan de samenvatting bijstellen. Die eventuele bijstelling wordt verwerkt in het verslag.

De ondersteuning van politiek-bestuurlijke organen, is altijd gericht op de voortgang, na de vergadering. Goede verslaglegging ondersteunt zowel de ondersteuning van het politiek-bestuurlijke orgaan als de deelnemers aan de vergaderingen. Bovendien zorgt goede en snelle verslaglegging voor continuïteit in bestuur en management.